Nommer ses fichiers : la règle Johnny Decimal qui rend la recherche inutile

Un fichier se retrouve sans moteur de recherche quand son nom dit quoi, pour qui et quand : une date en ISO au début, un préfixe stable par type, et un plan de numéros qui borne les dossiers une fois pour toutes. C’est la règle Johnny Decimal adaptée à une TPE : deux conventions, un plan de préfixes à recopier, et le dossier client comme le dossier chantier s’ouvrent au premier regard.

« Devis définitif V3 » : le dossier que personne ne rouvre à temps

Une menuiserie de Pfastatt travaille à trois : le patron au chiffrage et à la pose, un compagnon à l’atelier et sur les chantiers, une apprentie au bureau deux jours par semaine. Le chantier de rénovation d’une maison à Lutterbach avance bien : placards de l’entrée, escalier à habiller, portes intérieures à remplacer. Puis le client appelle un mardi : il veut l’avenant sur les portes avant vendredi, avec le détail de ce qui change par rapport au devis signé. L’apprentie ouvre le disque partagé et trouve « Devis Lutterbach définitif », « Devis Lutterbach définitif V2 », « Devis Lutterbach définitif V3 », un plan annoté « plan entrée (2) », et quatorze photos de l’escalier restées sur le téléphone du compagnon. Lequel est le bon. Personne ne sait, le patron est sur un autre chantier, et la réponse au client attendra jeudi soir, reconstruite à la main, avec le risque de chiffrer l’avenant sur la mauvaise version.

Le dossier n’est pas vide, il est illisible au moment où il devrait répondre. Chaque pièce existe quelque part, mais aucun nom ne dit ce qu’elle est, ni quand elle vaut. Le réflexe habituel aggrave le mal : on crée un sous-dossier « À trier », on déplace les fichiers au jugé, et le désordre change de place au lieu de disparaître. Un classement ne se joue pas dans les dossiers, il se joue dans les noms : un fichier bien nommé se retrouve les yeux fermés, un fichier mal nommé se perd même dans un dossier parfait. La suite donne la méthode qui borne les dossiers, la règle de nommage en deux lignes, et le plan de préfixes à recopier pour un dossier client et un dossier chantier.

Johnny Decimal : des numéros qui bornent les dossiers

Le choix de la règle ne sort pas d’une habitude, il sort d’une méthode connue : Johnny Decimal, le système de classement de l’Australien Johnny Noble, documenté sur son site et repris par des milliers d’entreprises et de particuliers. Le principe tient en trois étages. On découpe sa vie ou son entreprise en dix tranches au maximum, numérotées 10-19, 20-29, jusqu’à 90-99 : clients, chantiers, fournisseurs, pilotage, archives. Chaque tranche contient dix rubriques au maximum : 11, 12, 13 pour les fiches clients, les devis, les factures. Chaque objet reçoit un identifiant du type 21.03, la rubrique puis le rang, et cet identifiant ne change jamais. Jamais plus de dix dossiers au même niveau, jamais de sous-dossier de sous-dossier qui s’enfonce à l’infini.

La note de méthode qui sert de matière à cet article dit la même chose avec d’autres mots : des noms normalisés, des dates en ISO pour les journaux, des codes par type pour un tri immédiat et fiable. Le plan de numéros décrit ci-dessous est ce domicile : une place numérotée pour chaque famille de documents, et un nom qui porte l’identité du fichier au lieu de la deviner.

La force de la méthode n’est pas la numérotation, c’est la borne. Dans une TPE, le classement meurt toujours de la même façon : un dossier par client, puis un dossier par affaire, puis un dossier par envie du moment, jusqu’au jour où le même devis existe à trois endroits. Johnny Decimal interdit cette dérive par construction : quand les dix rubriques d’une tranche sont prises, on ne crée pas une onzième, on range dans l’existante ou on archive. Pour une petite entreprise, quatre ou cinq tranches suffisent : 10-19 les clients, 20-29 les chantiers, 30-39 les fournisseurs et achats, 40-49 le pilotage, 90-99 les archives. Le reste de l’article tient dans les noms eux-mêmes, car un plan de dossiers, même borné, ne sert à rien si les fichiers qu’il contient s’appellent tous « définitif V3 ».

La règle en deux lignes : la date en ISO, puis le préfixe stable

Première ligne : tout fichier qui porte une date commence par cette date au format année-mois-jour, du type 2026-09-14. Le tri alphabétique devient un tri chronologique sans rien demander à personne, le dernier devis est toujours en bas de la liste, et deux versions ne se confondent plus jamais. On écrit 2026-09-14-DEV-Lutterbach-02.pdf et le 02 dit qu’il existe un 01 avant lui, daté lui aussi. La date n’est pas une décoration, c’est l’ordre de lecture du dossier.

• Ligne un, la date : AAAA-MM-JJ en tête de nom pour tout ce qui vit dans le temps, devis, avenants, comptes rendus, photos, relevés. Ce qui n’a pas de date, une fiche client, une procédure, une notice, n’en porte pas, et c’est normal.
• Ligne deux, le préfixe : un code court et stable par type de document, DEV pour devis, AVE pour avenant, FAC pour facture, CR pour compte rendu, PHO pour photo, PLA pour plan, BON pour bon de commande ou de livraison, REL pour relance. Le préfixe ne change jamais, même si le fichier déménage d’un dossier à l’autre.
• Le reste du nom : le client ou le chantier en un mot, puis un rang à deux chiffres quand il y a des versions. Jamais de « définitif », jamais de « nouveau », jamais de « V3 » sans numéro de suite : ce qui est définitif aujourd’hui sera l’ancien demain.
• Le principe qui tient les deux lignes : le nom porte l’identité du fichier, le dossier porte l’étape où il en est. Le fichier 2026-09-14-DEV-Lutterbach-02.pdf reste lui-même qu’on le range dans « En cours » ou dans « Soldé », et c’est pour cela qu’on le retrouve sans moteur de recherche.

Pour reprendre la menuiserie : l’apprentie qui applique la règle ne cherche plus « le bon devis », elle ouvre le dossier du chantier, descend en bas de la liste, et lit 2026-10-21-DEV-Lutterbach-03.pdf. La version 02, datée de septembre, est juste au-dessus, et l’avenant demandé par le client s’appellera 2026-11-04-AVE-Lutterbach-01.pdf. Trois noms, un ordre, aucune hésitation. La tenue se vérifie d’un coup d’œil : si un fichier du dossier ne commence ni par une date ni par un préfixe de la liste, il est à renommer, et il n’y a rien d’autre à contrôler.

Le plan de préfixes à recopier : le client, puis le chantier

Le livrable de cet article est le plan de préfixes, à recopier tel quel et à afficher au bureau. Dix codes, pas un de plus au départ, chacun avec son sens et son exemple dans les deux dossiers qui font vivre une entreprise artisanale : le dossier client et le dossier chantier.

Le mode d’emploi tient en trois gestes. D’abord, on affiche la liste des dix codes au bureau et on n’en ajoute aucun pendant trois mois : un onzième code se décide ensemble, jamais seul devant son écran. Ensuite, on nomme les nouveaux fichiers à la création, pas après, car renommer après coup coûte dix fois plus cher que nommer tout de suite. Enfin, on ne reprend jamais le passé à zéro : l’ancien « Devis définitif V3 » se renomme quand on le rouvre, pas avant, et en quelques mois les fichiers vivants portent des noms propres pendant que les morts restent aux archives sans gêner personne.

Dossiers, étiquettes, liens : l’arbitrage qui tient pour ces noms

L’arbitrage est tranché, et il se lit comme une consigne affichée au bureau : le nom porte l’identité, le dossier porte l’étape, les liens portent les relations, les étiquettes ne portent presque rien. Chaque fichier existe une fois, à sa place numérotée, et son nom suffit à dire ce qu’il est sans ouvrir le dossier parent. Les dossiers portent l’action : une affaire en cours devant, une affaire soldée basculée en bloc aux archives, et quand le dossier bouge, le nom ne change pas. Les liens relient la fiche client à ses devis, le chantier à ses photos et à ses comptes rendus, au lieu de dupliquer les pièces à chaque endroit. Les étiquettes se limitent à une liste fermée de statuts, à relancer, en cours, soldé, sous garantie, et rien d’autre. L’arbitrage complet entre dossiers, étiquettes et liens est posé dans l’article Obsidian en PME : ici, seule compte la conséquence, des noms qui disent l’identité rendent le moteur de recherche inutile, et des dossiers qui disent l’étape rendent le tri inutile.

Le point de départ reste l’installation d’Obsidian comme mémoire d’entreprise, décrite dans ce même article Obsidian en PME, et le travail à plusieurs dans un coffre partagé est cadré dans le coffre Obsidian en équipe : qui range quoi, qui renomme quoi, et comment la règle des noms s’applique quand trois personnes écrivent dans le même dossier.

Ce que ça change chez vous, et ce que ça change pour vos agents

Ce que ça change chez vous se voit dès la première semaine : quand le client de Lutterbach rappelle, l’apprentie ouvre le dossier, lit les noms dans l’ordre, et répond avec la bonne version sous les yeux au lieu de rappeler le patron sur le chantier. Le compagnon verse ses photos du téléphone avec la date du jour et le préfixe PHO, et elles se rangent toutes seules à leur place chronologique. Le coût n’est pas le logiciel, il est nul ; il est dans trente secondes de nommage à la création de chaque fichier, qui remplacent les heures passées à fouiller, à rouvrir chaque pièce jointe, et à assumer les devis chiffrés sur la mauvaise version.

Ce que ça change pour vos agents est du même ordre, en plus strict : un agent qui lit un dossier où chaque nom porte la date, le type et le client n’a plus à ouvrir dix fichiers pour trouver le bon, il lit la liste et choisit. La recherche par nom exact remplace la recherche approximative, les pièces se citent avec leur nom complet, et chaque réponse part d’une version datée au lieu d’un « définitif » sans âge. C’est là que la doctrine de la maison s’applique : automatisation quand une règle suffit, renommer à la volée et verser les photos au bon format ; agent IA quand il faut comprendre ou juger, repérer les doublons et proposer le nom propre ; validation humaine quand l’action compte, relire le devis et signer l’avenant avant envoi.

Questions fréquentes